三、規(guī)范存在的主要問題及相關(guān)改進(jìn)建議

(一)規(guī)范的術(shù)語和定義問題及改進(jìn)建議

第一，對專業(yè)術(shù)語的定義精度尚需提高。 例如，規(guī)范對錄音錄像電子文件的定義為“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)過程中，通過計(jì)算機(jī)、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件。錄音錄像電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成”。

這個定義的屬概念是“數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件”，定義項(xiàng)中說明的種差包括：形成主體因素—“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人”、產(chǎn)生領(lǐng)域因素—“在履行其法定職責(zé)過程中”、制作手段因素—“通過計(jì)算機(jī)、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲”。就總體而言，這個術(shù)語定義并沒有揭示出“ 錄音錄像電子文件”和其他類型的電子文件的主要差異。

因?yàn)椋瑥姆N差的角度看，前述的三個種差，其他電子文件也基本上同樣具備，并非個性特征而是共性特征。至于后面的組成要素說明，也沒有體現(xiàn)出錄音錄像電子文件同其他電子文件有什么不同之處，都是由“內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成”的。

因此，如果將這些共性的因素抽取掉，那么剩下的表述就是：錄音錄像電子文件就是數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件。這個表述是沒有問題的，因?yàn)椤颁浺翡浵耠娮游募钡牧硪粋�名稱就是“數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件”，所以可以表述為：錄音錄像電子文件又稱數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件。

可見，規(guī)范對錄音錄像電子文件的定義是不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹Ｆ鋵?shí)，錄音錄像電子文件的屬概念在規(guī)范的3.1中已經(jīng)定義過了，即“錄音錄像文件”。從概念的外延角度看，錄音錄像文件中包括模擬音頻、視頻文件(模擬態(tài)的錄音錄像文件)和數(shù)字音頻、視頻文件(數(shù)字態(tài)的錄音錄像文件)兩種類型。兩者的主要區(qū)別是記錄信號的方式不同。

模擬音頻、視頻文件(模擬態(tài)的錄音錄像文件)的信息記錄方式是模擬信號，這種信號在時間和幅度上都是連續(xù)的信號。而數(shù)字音頻、視頻文件(數(shù)字態(tài)的錄音錄像文件)的信息記錄方式是數(shù)字信號，這種信號在時間和幅度上都用離散的數(shù)字表示�？梢�，對錄音錄像電子文件的術(shù)語定義應(yīng)該是：采用數(shù)字信號記錄的錄音錄像文件，又稱數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件。對錄音錄像電子文件采用的數(shù)字信號在時間和幅度上都用離散的數(shù)字表示。

再如，規(guī)范對錄音錄像檔案的術(shù)語定義是：“具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的錄音錄像文件�！彪m然這個術(shù)語定義是根據(jù)DA/T 62—2017的3.1條目改寫而來，但是其中也存在表述嚴(yán)整性不夠的問題。

歸納起來，主要問題包括：

(1)定義項(xiàng)中的屬概念選擇不當(dāng)。錄音錄像文件是一個個體性術(shù)語概念，其計(jì)量單位是“件”;錄音錄像檔案則是一個聚合概念或整體性概念，是在一定分類體系中系統(tǒng)存在的一種檔案，即“有機(jī)體”記錄。有保存價(jià)值的錄音錄像文件是構(gòu)成錄音錄像檔案這個有機(jī)體的基本要素。所以，錄音錄像文件與錄音錄像檔案這兩個概念之間的關(guān)系是個體概念與整體概念的關(guān)系。邏輯學(xué)上是禁止用個體概念來定義整體概念的。譬如，我們可以說人體是由細(xì)胞構(gòu)成的，但是不能說細(xì)胞就是人體。因?yàn)椤凹?xì)胞”是個體概念，“人體”則是整體概念。

(2)定義項(xiàng)的種差表述重復(fù)。具有憑證和查考價(jià)值的文件，就已經(jīng)具有保存價(jià)值，為什么還要重復(fù)表達(dá)呢?另外，歸檔保存只是一種管理行為方式，并不是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必要條件，為什么要作為定義的種差項(xiàng)提出來呢?如果認(rèn)為這種種差有必要，那么所有的文件與檔案管理行為活動是不是都可以納入到定義項(xiàng)的種差之列呢?這顯然是沒有必要的。

總之，對錄音錄像檔案的術(shù)語定義可表述為：有保存價(jià)值的錄音錄像文件集合，其中包括模擬錄音錄像檔案和數(shù)字錄音錄像檔案兩種。又如，對“模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本”的術(shù)語定義是：“模擬信號文件或檔案經(jīng)過數(shù)字化加工后形成的，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備識別的數(shù)字信號文件。”這個定義有些讓人莫名其妙，既然已經(jīng)認(rèn)定其為“數(shù)字副本”了，怎么一經(jīng)定義，就搖身一變又成了“數(shù)字信號文件”了呢?顯然在邏輯上存在問題，難以自圓其說。

第二，對專業(yè)術(shù)語的層級安排有待改進(jìn)。如3.1“錄音錄像文件”和3.2“錄音錄像電子文件”這兩個術(shù)語就不是同一個層級的，應(yīng)該在3.1“錄音錄像文件”的下面增加一個層級來安排就合理了，即3.1.1錄音錄像電子文件、3.1.2錄音錄像模擬文件、3.1.3 模擬錄音錄像文件數(shù)字副本。再如，3.3“錄音錄像檔案”的下面也應(yīng)增加兩個子術(shù)語，即3.3.1模擬錄音錄像檔案和3.3.2數(shù)字錄音錄像檔案。

第三，對專業(yè)術(shù)語定義的遺漏。規(guī)范沒有將“錄音錄像電子檔案”這一術(shù)語列入標(biāo)準(zhǔn)中，是一個明顯的漏洞，也在一定程度上影響了標(biāo)準(zhǔn)的整體質(zhì)量。

第四，術(shù)語的命名精準(zhǔn)度不夠。例如“模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本”這個術(shù)語概念的命名就顯得啰嗦、煩瑣，為什么不采用“模擬錄音錄像文件數(shù)字副本”呢?難道大家會誤解“模擬”的含義嗎?類似的問題還出現(xiàn)在3.7“模擬信號錄音錄像文件數(shù)字化”的術(shù)語命名上。

(二)缺乏學(xué)理支持及改進(jìn)建議

規(guī)范的“6.1.2保管期限劃分與分類”中規(guī)定“可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對錄音錄像文件進(jìn)行分類”。

雖然是兩種推薦性的分類方法，但是卻沒有科學(xué)的檔案分類理論支持，而且和科學(xué)的檔案分類理論相矛盾。檔案分離理論主張作為檔案分離標(biāo)準(zhǔn)(劃分標(biāo)準(zhǔn))使用的檔案屬性與特征，應(yīng)具有客觀性和長期穩(wěn)定性。

規(guī)范的 6.1.2條目卻將“保管期限”這種人為性、主觀性、不穩(wěn)定性很強(qiáng)的價(jià)值屬性作為錄音錄像文件的分類標(biāo)準(zhǔn)提出來，很顯然是缺乏檔案分類科學(xué)理論支持的。在檔案實(shí)體管理實(shí)踐中，人們?yōu)榱四軌蚣皶r地?fù)尵戎匾獧n案和有效地進(jìn)行日常的安全防護(hù)管理，將具有相同保管期限的檔案集中排列在一起。但這并不是分類方法，而是一種檔案庫房中采用的安全保護(hù)、防護(hù)方式。

(三)條目組織的排序問題及改進(jìn)建議

規(guī)范的某些條目排序存在著集中度不夠的問題。例如，與“歸檔”有關(guān)的條目被人為地分散在4.1 歸檔范圍、5.1 收集范圍、5.2收集要求、7.1歸檔等四個部分。這種分散表述的方式不利于標(biāo)準(zhǔn)的適用者順利地掌握錄音錄像文件的歸檔方面的全部要求。建議修改時予以適當(dāng)集中。

規(guī)范一些條目排序同檔案業(yè)務(wù)工作的流程缺乏必要的關(guān)聯(lián)。例如，把收集工作的規(guī)定和要求放在歸檔工作之前，把移交從收集工作中單獨(dú)拿出來放在標(biāo)準(zhǔn)的最后，把利用放在統(tǒng)計(jì)和移交工作之后，把劃分保管期限的工作放在分類工作之前，等等。建議標(biāo)準(zhǔn)的制訂者按照檔案工作的一般規(guī)律和流程順序來安排各個條目的前后順序。

(四)標(biāo)準(zhǔn)用語的精練問題及改進(jìn)建議

規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)用語還存在一些不夠精練的問題。對于術(shù)語部分的問題，本文前面已經(jīng)說明過了，不再贅述。有些條目的表述，還需簡化、明了。例如，在總則部門已經(jīng)明確表達(dá)了“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的思想之后，在 6.1.1的一般要求中又強(qiáng)調(diào)“應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應(yīng)符合以下基本要求……”注意，這里先后出現(xiàn)了兩個“應(yīng)”字，是沒有必要的，其實(shí)這一條目主要是對歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理提出的基本要求，所以第一個“應(yīng)”字就顯得多余了。同樣的問題還出現(xiàn)在6.2.2中。

(五)條目表達(dá)的完整度問題及改進(jìn)建議

例如，“6.1.4文字材料的整理”的表述是：“重大活動籌備、實(shí)施過程中形成的文字材料、重要實(shí)物等，宜按文書檔案有關(guān)要求進(jìn)行整理、編目并歸檔保存�！边@一條實(shí)際上是對錄音錄像電子文件的整理補(bǔ)充規(guī)定。所以，對這些與錄音錄像電子文件密切相關(guān)的文字材料的整理，應(yīng)強(qiáng)調(diào)建立彼此關(guān)聯(lián)的方式和要求才更有實(shí)際的操作意義。