我們看了 1998 年第 9 期《中國檔案》雜志“檔案科技”欄目中“北方基層檔案館的綜合防塵措施” 一文后很受啟發(fā) , 我們?cè)诨鶎庸ぷ鞯耐菊J(rèn)為 , 在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)條件下 , 財(cái)政上不可能拿出更多的錢來改造大多數(shù)基層檔案館 、室 。怎樣才能長期地保管好基層檔案館 、室保存著的檔案資料 ?我們立足于現(xiàn)有條件 , 利用泡沫海綿起到了很好的防塵效果 ,現(xiàn)獻(xiàn)上此經(jīng)驗(yàn) ,希望能為檔案保護(hù)起到一點(diǎn)作用 。

我們檔案部門通常使用的五節(jié)鐵皮檔案柜有著搬運(yùn)方便,調(diào)整容易 , 防光效果好等有利的一面 , 但受檔案庫房溫濕度不易控制和塵埃的影響 , 也存在著防塵、 防濕效果差的不利一面 , 我們?cè)趯?shí)踐中總結(jié)出在五節(jié)鐵皮檔案柜門框邊加裝密封膠條從而起到加強(qiáng)防塵防濕作用的簡易方法。

具體作法是 :用密封膠條或海綿泡沫條(市面上有售)截成厚約半公分 、 寬約 1 公分左右的條狀物粘在鐵皮檔案柜門框邊上, 門中縫也要加粘密封膠條 ,這樣就可起到加強(qiáng)防塵作用。如果在柜中放置去濕劑,如用多層細(xì)布縫制袋子放入生石灰 , 并留出生石灰吸濕潮解體積增大的相應(yīng)位置 , 還可起到加強(qiáng)去濕的作用 。它適合保管比較怕潮的照片檔案 , 以及放置照相器材和一些精密儀器 。

代表性的工商業(yè)放款帳戶 , 選留一部分 。會(huì)計(jì)報(bào)表類的月 、季度報(bào)表少量選留 。

(四)民國檔案鑒定方法

1.先易后難民國檔案較多的檔案館 ,鑒定工作要選好突破口 ,從實(shí)際出發(fā) , 先易后難 。可以先鑒定訴訟檔案 、會(huì)計(jì)檔案 、學(xué)校檔案 。這些檔案數(shù)量大 ,難度小 ,通過鑒定 , 不僅可以獲得經(jīng)驗(yàn) ,而且會(huì)取得較大成績 。

2.先行試點(diǎn)

鑒定民國檔案必須嚴(yán)格要求 , 謹(jǐn)慎行事, 先行試點(diǎn) ,逐步推開 。從一個(gè)省 、市(地區(qū))來說 , 省 、市(地區(qū))檔案局應(yīng)選擇一兩個(gè)檔案館鑒定民國檔案 , 用以指導(dǎo)全省 、市(地區(qū))民國檔案鑒定工作 。從一個(gè)檔案館來說 , 應(yīng)選擇一兩個(gè)全宗鑒定 , 取得經(jīng)驗(yàn) 。

3.加強(qiáng)指導(dǎo)

各省 、市 、自治區(qū)應(yīng)組建權(quán)威的民國檔案鑒定委員會(huì) ,負(fù)責(zé)本地區(qū)民國檔案鑒定的指導(dǎo) 、監(jiān)督與檢查。

4.聘請(qǐng)史志人員參加

研究單位的歷史學(xué)者 、大中學(xué)校的歷史教師有豐富的歷史知識(shí) , 地方史志編修人員熟悉地方史 , 他們鑒定檔案歷史價(jià)值的能力強(qiáng)于檔案人員 。因此 , 檔案人員與史志人員組成各級(jí)檔案館民國檔案鑒定小組是最理想的班子 。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)

省 、市(地區(qū))檔案局對(duì)各檔案館民國檔案鑒定人員要加強(qiáng)培訓(xùn) ,未經(jīng)過培訓(xùn)的人員不得參加鑒定 。

6.不區(qū)分全宗 ,不重新組卷

民國檔案的整理雖然不很科學(xué) , 全宗和案卷存在不少問題 ,不便提供利用 。但是 ,一件檔案已經(jīng)固定在一個(gè)卷內(nèi) , 一個(gè)案卷已經(jīng)固定在一個(gè)全宗內(nèi) , 檔案已經(jīng)有了固定的檔號(hào) 。只要有檔號(hào) , 就能找到這件檔案 。只有案卷目錄 , 當(dāng)然利用不便 。如果編制文件級(jí)的檢索工具 , 利用不便的問題可以迎刃而解。因此 , 不需要在鑒定中或鑒定前后重新劃分全宗 ,重新組卷 。經(jīng)過鑒定 ,整卷銷毀的在案卷目錄上注明 , 卷內(nèi)部分文件銷毀的在卷內(nèi)備考表注明 。這樣處理 ,以前的檢索工具不至于報(bào)廢, 而且節(jié)省人力 、物力和財(cái)力 。

7.銷毀與交換

經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案 , 要編制銷毀清冊(cè) , 寫出申請(qǐng)銷毀報(bào)告 ,經(jīng)審查批準(zhǔn)后方可銷毀 。屬于銷毀的檔案可以在檔案館之間交換 ,各取所需 , 互為補(bǔ)充 , 互通有無 。