基層檔案室是基層工作人員儲(chǔ)存信息的重要場(chǎng)所，檔案是基層單位人員信息的重要載體，是基層單位管理工作的一項(xiàng)重要組成部分，科學(xué)并且規(guī)范地管理好基層單位的檔案，對(duì)人力及其他資源的開(kāi)發(fā)以及利用發(fā)揮著十分重要的作用，對(duì)基層單位的生存和發(fā)展非常關(guān)鍵。與此同時(shí)，它也是一個(gè)評(píng)價(jià)和考核基層單位工作人員工作和管理業(yè)績(jī)的重要尺度。但由于管理檔案工作的結(jié)果不能夠生成直接經(jīng)濟(jì)效益，再加上有很大一部分職工管理檔案的意識(shí)薄弱，認(rèn)識(shí)不到基層檔案是一種非常貴重的信息資源，進(jìn)而造成基層單位檔案工作產(chǎn)生局限性，導(dǎo)致檔案管理能力弱化，管理方式單一，使檔案管理在安全性上存在隱患，其導(dǎo)致的結(jié)果是檔案管理水平始終處于一個(gè)相對(duì)低下的水平。

1 基層檔案管理工作的基本職能

基層檔案室的基本功能是負(fù)責(zé)基層單位在重大的工作以及活動(dòng)中生成的具有重要意義且具備保存價(jià)值的文件材料的歸檔和管理工作。它涵蓋了基層單位黨政、人事、基礎(chǔ)建設(shè)等多方面的內(nèi)容。當(dāng)前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的全面提升，大城市各大單位檔案管理工作也朝著科學(xué)、規(guī)范、信息化方面發(fā)展。

電子數(shù)據(jù)的發(fā)展為檔案管理人員在開(kāi)發(fā)和充分利用檔案資源方面提供了十分便捷的途徑。與之形成鮮明對(duì)比的是基層單位檔案管理卻大多還處于專業(yè)工作人員少、技術(shù)管理平臺(tái)簡(jiǎn)單、工作環(huán)境比較簡(jiǎn)陋的情況下，沿用著相對(duì)傳統(tǒng)的“封閉型”管理模式，再加上工作人員檔案意識(shí)和管理能力等多方面條件的制約，使基層單位在檔案安全上存在著很大的威脅。

基層檔案室在其發(fā)展的過(guò)程中可以產(chǎn)生具有基層單位行業(yè)特點(diǎn)的各式檔案。比如各種文書(shū)檔案和人事檔案，它們是基層單位十分貴重的信息資源，也是寶貴的財(cái)富。所以，基層單位的檔案管理既需要做到門(mén)類齊全，滿足基本需求，又要找到適合本地區(qū)特點(diǎn)的安全有效的管理方法，這其中既能分散又可以集中的簡(jiǎn)約、扁平化的管理方法無(wú)疑可以成為一種簡(jiǎn)單安全的方法。

2 建立安全高效的管理措施

2.1 收集有用資料

需要擴(kuò)大基層檔案室對(duì)材料的收集范圍，對(duì)基層檔案員需要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，利用所學(xué)專業(yè)的檔案知識(shí)做好檔案資料內(nèi)容的采集和鑒定工作，去其糟粕，取其精華，刪掉重復(fù)和無(wú)用的文件資料，進(jìn)而保證檔案資料的質(zhì)量，同時(shí)需要防止重要材料的丟失。

2.2 建立檔案索引

在電腦已廣泛使用的情形下，充分利用現(xiàn)代化的設(shè)施條件進(jìn)行電腦資料錄入、檢索文件、統(tǒng)計(jì)資料、借閱檔案等工作，可以改變以往較為落后的手工操作，在提高工作效率同時(shí)可以減少工作失誤的發(fā)生，為基層檔案室以后能更加安全平穩(wěn)的運(yùn)行打好良好基礎(chǔ)。

2.3 科學(xué)規(guī)范存放

要根據(jù)不同部門(mén)的檔案進(jìn)行專門(mén)存放，要對(duì)檔案進(jìn)行分類式存放，并定期對(duì)存放部分進(jìn)行維護(hù)式處理，及時(shí)對(duì)超日期存放以及沒(méi)有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行銷毀，以確保檔案的實(shí)用價(jià)值，并且保證檔案管理工作的順利安全運(yùn)行。

2.4 穩(wěn)定管理隊(duì)伍

基層單位的檔案管理工作人員有很大一部分為兼職，并且人員流動(dòng)性比較大，所帶來(lái)的不利結(jié)果就是工作人員責(zé)任心弱，這對(duì)維護(hù)基層檔案安全性及完整性來(lái)說(shuō)非常不利。要更好地解決這個(gè)難題，就需要基層領(lǐng)導(dǎo)干部重視基層檔案室工作人員的梯隊(duì)建設(shè)。首先，要充分明白檔案室管理工作人員崗位的重要性，摒棄“誰(shuí)都能干”的偏見(jiàn);其次，要把檔案管理人員隊(duì)伍組建當(dāng)作基層發(fā)展的重要基礎(chǔ)工程來(lái)對(duì)待，制訂科學(xué)合理的組建計(jì)劃，確定能保證檔案管理梯隊(duì)的備用力量充足。

2.5 加強(qiáng)基層檔案室工作人員的素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)教育和培養(yǎng)，使他們能更加熟悉檔案管理工作的各個(gè)基本環(huán)節(jié)和要求，充分調(diào)動(dòng)工作人員的能動(dòng)性，摒棄傳統(tǒng)的陳舊的管理觀點(diǎn)，爭(zhēng)取機(jī)會(huì)能到更大型的檔案管理部門(mén)進(jìn)修學(xué)習(xí)，開(kāi)闊眼界，熟知本專業(yè)最新動(dòng)態(tài)，主動(dòng)積極探索更加先進(jìn)的管理模式，使檔案管理工作更加科學(xué)、實(shí)用，從而保證檔案管理工作出錯(cuò)更少，保證最大限度的安全。安全高效的檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)而又復(fù)雜的工程，其最終目的是保證檔案材料能得到最有效的利用。基層檔案室目前尚不具有搞大城市那種“高、大、上”的運(yùn)行模式，在實(shí)際工作中需要根據(jù)當(dāng)?shù)噩F(xiàn)有基礎(chǔ)條件創(chuàng)建出一套保證檔案管理工作安全運(yùn)行的管理方式，來(lái)更好地實(shí)現(xiàn)基層檔案資料管理的職能，滿足基層地方的實(shí)際需要。